Как повысить эффективность бизнес-процессов и улучшить работу предприятия

Этапы совершенствования бизнес-процессов

Прежде чем внедрять изменения, важно понять, почему бизнес-процесс работает неэффективно и какие улучшения принесут максимальную пользу. Спонтанные исправления редко дают результат — нужна системная работа: анализ, стратегическое планирование и расстановка приоритетов.

С чего начать улучшение бизнес-процессов  

• Выявляем первопричину проблем, а не боремся с симптомами. Важно понять, что влияет на эффективность бизнес-процесса. Если клиенты жалуются на долгую доставку, проблема может быть не в логистике, а, например, в сбоях на этапе комплектации.

• Определяем, какой процесс требует улучшения. Выделите то, что влияет на конкурентоспособность и финансовый результат. Например, в ритейле это может быть управление цепочкой поставок, в услугах — скорость обработки заявок.

• Фиксируем текущее состояние бизнеса. Вам помогут ключевые метрики,  например, сроки выполнения задач, уровень затрат, процент ошибок, а также качественные показатели (удовлетворённость клиентов, мотивация сотрудников) и ключевые точки контроля (на каких этапах возникают сбои и задержки).

Выявляем признаки проблемы

Есть несколько универсальных сигналов, которые говорят о том, что бизнес-процесс работает неэффективно:

• высокие затраты на выполнение задач;

• долгие сроки выполнения;

• частые однотипные ошибки;

• дублирование функций;

• низкая адаптивность.

Определяем масштабы, цели и график изменений  

После выявления проблем определите масштаб вмешательства. Это может быть локальная корректировка отдельных этапов, системное изменение нескольких взаимосвязанных процессов или полная перестройка бизнес-модели. Далее важно чётко ответить на три вопроса:

• Что нужно менять?

• Какая цель изменений?

• Какие ресурсы потребуются?

Такой способ работы позволит избежать хаоса и обеспечит системное улучшение работы компании.

Внедрение улучшений: пошаговая инструкция

Шаг 1: определите цель оптимизации  

Первый этап — формулировка конкретной задачи, которая решает существующую проблему. Цель должна быть измеримой: например, уменьшить время обработки заказов, снизить количество возвратов или сократить число ошибок в документообороте. При этом важно проверить сформулированную цель: если после внедрения изменений ключевые метрики останутся прежними, цель была поставлена некорректно. 

Если не знаете, с чего начать, используйте SWOT-анализ — это поможет увидеть картину целиком.  

Шаг 2: опишите бизнес-процессы 

Составьте подробную карту текущего процесса. Опишите все этапы — от получения заявки до закрытия задачи. Важно зафиксировать не только формальные процедуры, но и фактические действия сотрудников, в том числе обходные пути, которые они используют для ускорения работы. 

Используйте блок-схемы и диаграммы, добавьте количественные показатели эффективности: время выполнения, количество задействованных ресурсов, частоту ошибок. 

Шаг 3: найдите недостатки и «узкие горлышки» 

Проведите глубокий анализ процессов для выявления проблемных участков. Внимательно изучите этапы, на которых наблюдаются длительные задержки или дублирование функций.

Метод «5 почему» или анализ корневых причин (RCA) поможет докопаться до проблемы, а обратная связь от сотрудников выявит те моменты, которые невозможно увидеть с высоты управленческих позиций. Такой анализ поможет сфокусировать усилия на изменениях, которые реально увеличат эффективность процессов.

Шаг 4: опишите желаемый бизнес-процесс  

После анализа спроектируйте новый процесс, который устранит выявленные недостатки. Оптимизированный вариант должен быть логичным, последовательным и избавленным от лишних этапов. Распределите зоны ответственности, чтобы информация передавалась быстро и без искажений, а процесс не зависел от случайных решений. 

Важно предусмотреть возможности для автоматизации и разработать прототип с помощью блок-схем или диаграмм, которые позволят визуально оценить изменения. Новый процесс должен быть не только эффективным: он должен быть реалистичным с учётом ваших ресурсов.

Шаг 5: внедрите изменения  

Переход от теории к практике требует поэтапного внедрения. Начните с тестового запуска в одном отделе или на ограниченной группе. Это позволит выявить недостатки без риска для всего бизнеса. Обучите сотрудников работе с новой системой с помощью практических занятий и подробных инструкций. 

После успешного пилотного проекта постепенно распространяйте изменения по всей организации и отслеживайте ключевые показатели эффективности. Регулярный контроль и оперативная корректировка обеспечат устойчивость оптимизации и позволят своевременно устранить проблемы.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов  

Опыт показывает, что ошибки при оптимизации могут свести на нет даже самые продуманные изменения. Разберём, чего делать не стоит и как избежать ловушек:

• Оптимизировать процесс, не разобравшись в проблеме. Сначала проведите глубокий анализ и не делайте поспешных предположений. Лучше обратитесь к сотрудникам, которые ежедневно сталкиваются с процессом.

• Сразу менять всё и везде. Внедряйте изменения постепенно, тестируйте на малом масштабе и расширяйте, только если всё прошло успешно.

• Игнорировать мнение сотрудников. Вместо этого до начала изменений обсудите с командой текущие сложности, а в процессе активно вовлекайте их в процесс оптимизации.

• Автоматизировать хаос. Сначала наладьте сам процесс, устраните избыточные шаги и ошибки. Автоматизируйте только то, что уже работает корректно, но занимает много времени.

• Ожидать мгновенного результата. Лучше заложите достаточно времени на корректировку — любая оптимизация требует доработки. Фиксируйте промежуточные результаты, а не только финальные. И будьте готовы менять стратегию, если что-то пошло не так.

• Не фиксировать результаты. Определите ключевые метрики до внедрения изменений и отслеживайте показатели на протяжении нескольких месяцев.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов могут стоить компании времени, денег и репутации. Чтобы избежать провалов, важно действовать последовательно и работать в команде.

Как вовлечь сотрудников в процесс развития

Эффективные изменения невозможны без активного участия коллектива. Чтобы сотрудники стали двигателями оптимизации, рекомендуем внедрить такие меры:

• подробно обосновывайте необходимость изменений;

• вовлекайте подчинённых в разработку решений: организуйте рабочие группы для обсуждения трудностей;

• поддерживайте инициативу персонала, давайте возможность высказывать идеи и предложения;

• обучайте и поддерживайте команду: проведите серию практических семинаров и тренингов, разработайте чёткие пошаговые инструкции, предоставьте возможность опробовать тестовую версию системы или процесса;

• регулярно собирайте обратную связь и оперативно корректируйте процесс, если в работе появляются детали, требующие изменений;

• мотивируйте сотрудников: демонстрируйте успехи оптимизации на улучшениях в показателях, признавайте вклад каждого, отмечайте конкретные достижения.

Главное правило — не заставлять, а вовлекать. Если сотрудники видят, что изменения работают в их пользу, они сами станут их двигать вперёд.

Усовершенствование бизнес-процессов — системная работа. Важно не просто чинить процессы, а понимать их слабые места, ставить конкретные цели, выбирать оптимальные решения и вовлекать команду. Главный показатель успешных изменений — результат в цифрах: быстрее, дешевле, точнее. Бизнес, который регулярно анализирует и совершенствует процессы, растёт и адаптируется к рынку. А тот, кто саботирует оптимизацию, — теряет конкурентоспособность.

Разобрались с оптимизацией и хотите сделать работу с ней своей профессией? Курс «Операционный менеджер» поможет научиться управлять бизнес-процессами профессионально: анализировать, настраивать, автоматизировать и масштабировать.

Вы освоите ключевые методологии оптимизации и менеджмента, получите поддержку лучного куратора и отработаете все навыки на 18 бизнес-кейсах, 12 практических заданиях и 56 тренажёрах.

Подписывайтесь на телеграм-канал Академии Eduson, чтобы видеть больше полезных постов о востребованных профессиях и карьерном росте, узнавать про скидки и акции на обучение.