Моделирование бизнес-процессов: что это такое и зачем нужно компании

Моделирование бизнес-процессов: цели и возможности

Моделирование бизнес-процессов — мощный инструмент для анализа, оптимизации и автоматизации операционной деятельности компании.

Во-первых, вы сможете увидеть всю деятельность компании целиком, понять взаимосвязи между отделами и сотрудниками. На этом этапе можно создать единые скрипты и правила работы для всей команды — так вы наладите процессы и будете их контролировать.

Во-вторых, у вас появится возможность найти узкие места, ликвидировать лишние этапы, оптимизировать использование ресурсов. Например, продумать антикризисные решения — посмотреть, на каком этапе может возникнуть сложная ситуация, и заранее подготовить меры по устранению трудностей.

В-третьих, смоделированный процесс проще автоматизировать и контролировать.

Моделирование бизнес-процессов даёт компании следующие преимущества:

• Повышение управления бизнесом.

• Ускорение и удешевление процессов.

• Возможность быстро вносить изменения.

• Увеличение скорости адаптации новых сотрудников.

• Обеспечение преемственности знаний в компании.

Основные подходы к моделированию бизнес-процессов

Выделяют три основных подхода к описанию бизнес-процессов:

1. Функциональный подход рассматривает организацию как набор функций, преобразующих входы в выходы. Процесс разбивается на ряд последовательных операций, выполняемых отделами или сотрудниками.

   Представьте, что вы работаете в интернет-магазине, и вам нужно смоделировать обработку заказа. При функциональном подходе вы разделите этот процесс на функции: получение заказа, проверка наличия товара, оформление заказа и отправка на склад.

2. При процессном подходе в центре внимания находится поток работ, проходящий через функциональные подразделения. Главное — результат процесса и удовлетворённость клиента. Пример процессного описания: «Клиент оформляет заявку — Менеджер составляет проект договора — Клиент утверждает договор — Подготовка к оказанию услуги».

3. Ментальный подход сфокусирован на том, как каждый участник процесса видит свою роль и зону ответственности. Здесь главное — структура управления, системы мотивации и корпоративная культура. Весь бизнес рассматривается как «центры компетенций».
   

   Например, такую карту можно составить для отдела продаж: прописать иерархию групп, слабые и сильные стороны каждого сотрудника и предложить кластеризацию — то есть назначить ответственных за определённый товар.

Технологии моделирования

Рассмотрим наиболее популярные нотации и инструменты моделирования, которые используются на практике:

• Объектно-ориентированное моделирование (UML). Система представляется как набор взаимодействующих объектов и связей между ними. Объекты — это сущности, обладающие свойствами, поведением, состоянием.

• Сети Петри. Процесс разбивается на простые операции, переходы между ними и правила активации переходов. Графически сеть Петри представляет собой двудольный ориентированный граф из позиций, переходов и связей между ними.

• ARIS. Архитектура интегрированных информационных систем. Используется для моделирования, анализа данных и проектирования информационных систем.

• IDEF. Семейство методологий, позволяющих описывать процесс с разных точек зрения и с разным уровнем детализации. Включает методы IDEF0 (функциональная модель), IDEF1 (информационная модель), IDEF3 (модель процессов).

При описании процессов важно соблюдать баланс между горизонтальным и вертикальным подходами. Горизонтальное описание определяет последовательность основных этапов, а вертикальное уточняет подробности выполнения каждого этапа.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Чтобы модель бизнес-процессов была эффективной и полезной для компании, важно следовать ключевым принципам моделирования. Они помогают создать адекватное представление процесса, избежать лишней детализации и обеспечить практическую применимость модели. Разберём основные из них.

1. Принцип осуществимости. Модель должна соответствовать целям организации и быть реализуемой на практике.

2. Принцип множественности представлений. Одну и ту же систему можно описать с разных точек зрения и в разных нотациях. Например, сначала — процессное представление в BPMN, затем — функциональное в IDEF0. Это помогает составить полную картину.

3. Принцип разумной достаточности. Модель должна быть не слишком сложной, но достаточно полно описывать процесс. Уровень детализации зависит от целей моделирования и не должен быть избыточным.

4. Принцип агрегирования. Большие и сложные процессы разбиваются на подпроцессы и операции так, чтобы ими было удобно управлять.

5. Принцип отделения логического от физического. Сначала процесс описывается с точки зрения логики, без привязки к конкретным исполнителям. Затем дорабатываются роли и ресурсы.

Методы и инструменты моделирования

Один из самых популярных методов — нотация BPMN (Business Process Model and Notation). Она позволяет описать последовательность действий, точки принятия решений, используемые документы и данные. Базовые элементы BPMN: события, действия, шлюзы и потоки работ.

В нотации BPMN можно создавать четыре вида диаграмм:

1. Схема процесса (Process). Описывает процесс из конца в конец, от инициирующего события до завершения.

2. Диаграмма сотрудничества (Collaboration). Показывает взаимодействие между участниками процесса.

3. Диаграмма хореографии (Choreography). Используется для координации совместной работы разных организаций, обмена сообщениями между ними.

4. Схема ролей (Conversation). Отображает обмен сообщениями между участниками процесса с точки зрения ролей и зон ответственности.

Для моделирования также используются процесс-ориентированные программы: Aris Express, Bizagi Process Modeler, Oracle Business Process Management Suite и другие. С их помощью можно не только нарисовать диаграмму, но и промоделировать процесс, найти узкие места.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов — это не разовое действие, а полноценный проект, который включает в себя несколько последовательных этапов. Чтобы получить качественную модель и оптимизировать процесс, важно не пропускать шаги и выполнять их в правильном порядке. Рассмотрим основные этапы моделирования бизнес-процессов.

1. Определение целей моделирования и границ моделирования. На этом этапе нужно решить, какой процесс будет моделироваться, какова цель оптимизации, на каких ролях и ресурсах нужно сфокусироваться.

2. Сбор информации о текущем состоянии процесса. Здесь важно выявить и задокументировать все шаги, входы, выходы, точки принятия решений, используемые ресурсы и документы. Информацию можно получить путём интервью, анкетирования, наблюдения, изучения документации.

3. Построение модели «как есть». На основе собранной информации в выбранной нотации описывается текущее состояние процесса.

4. Анализ данных модели «как есть». Здесь нужно выявить узкие места, ресурсные конфликты, избыточные операции, возможности для автоматизации бизнеса. По итогам анализа формируется список необходимых изменений.

5. Построение модели «как должно быть». На основе анализа разрабатывается оптимизированная модель процесса. При этом нужно учитывать ограничения, риски, необходимые ресурсы.

6. Тестирование новой модели. Перед внедрением в работу новую модель нужно протестировать. Это можно сделать как в реальных условиях, так и с помощью имитационного моделирования.

7. Внедрение новой модели. После успешного тестирования описывается регламент нового процесса, проводится обучение сотрудников, вносятся необходимые изменения в информационные системы. Важно обеспечить плавный переход от старого процесса к новому.

8. Мониторинг и непрерывное совершенствование. После внедрения нужно регулярно отслеживать показатели процесса, выявлять возможности для дальнейшего улучшения.

Выполняя последовательные этапы моделирования бизнес-процессов, вы сможете системно проанализировать и оптимизировать операционную деятельность своей компании.

Где применяется моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов применяется в разных областях и с разными целями:

• При разработке и внедрении информационных систем. Модель позволяет определить требования к ИТ-решению и настроить его в соответствии с реальными процессами компании.

• При автоматизации бизнеса и роботизации процессов. Модель — основа для написания технического задания на разработку программного робота (RPA).

• Для анализа и оптимизации деятельности. С помощью моделирования находят возможности сократить издержки, ускорить выполнение работ.

• При внедрении системы менеджмента качества. Модель процессов необходима для документирования СМК в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001.

• Для быстрой адаптации новых сотрудников. Модель помогает разобраться в работе и понять своё место в процессе.

• При разработке и корректировке ролей и организационной структуры. С помощью моделей анализируют распределение зон ответственности и загрузку персонала.

• Для навигации по процессам портала знаний компании. Интерактивная карта процессов позволяет быстро находить нужную информацию и сокращать затраты на онбординг сотрудников.

Если вы хотите системно и стратегически развивать свой бизнес, начните с моделирования процессов — это станет фундаментом для дальнейшего роста и успеха вашей компании.

В каких профессиях пригодится моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов — это не узкоспециализированный навык, а ключевая компетенция для многих профессий. Умение анализировать и оптимизировать процессы востребовано как в бизнесе, так и в ИТ-сфере. Разберёмся, каким специалистам стоит освоить моделирование бизнес-процессов.

Бизнес-аналитик

Одна из основных задач бизнес-аналитика — анализ и оптимизация процессов. Для этого он должен уметь работать с нотациями моделирования и соответствующими программами.

Специалист по бизнес-процессам

Этот специалист отвечает за сквозное описание, оптимизацию и регламентацию процессов. Он выступает как методолог и фасилитатор при проведении интервью, моделировании и анализе процессов.

Менеджер по качеству

При разработке, внедрении и совершенствовании СМК нужно определять и документировать процессы. Модель даёт наглядное представление о работе компании и помогает поддерживать систему в актуальном состоянии.

Системный аналитик

При разработке ИТ-решений важно понимать, как организованы процессы, которые система должна поддерживать. Для этого строится модель и анализируются требования к ИТ-системе.

Менеджер проектов

Модель позволяет спланировать и организовать работы по проекту, распределить ресурсы, оценить риски и зависимости.

ИТ-архитектор

При проектировании архитектуры информационной системы нужно учитывать, как устроены поддерживаемые процессы. По модели процесса можно понять требования к производительности, отказоустойчивости, интеграции.

Руководитель

Для владельца или директора по развитию модель процессов — это инструмент стратегического управления бизнесом. Она позволяет упорядочить работу, выявить проблемные зоны, поставить цели по совершенствованию.