Удалёнка: как управлять командой

В 2018 многие и подумать не могли, что работа из дома станет нормой. А сейчас, по данным ВЦИОМ, каждый четвёртый россиянин имеет опыт удалённой работы. Но у руководителей возникают вопросы: как отслеживать работу удалённых сотрудников и бороться с прокрастинацией, как мотивировать удалённых сотрудников и не выгорать на удалёнке. Если у вас удалённая команда, то эту статью стоит прочитать.

Преимущества и недостатки удалённой работы

Ещё одна цифра от ВЦИОМ — 10% россиян работают удалённо. Поэтому управление удалённой командой — must-have навык для любого руководителя в 2024 году. Разберёмся, какие есть преимущества и недостатки удалёнки для руководителя.

Преимущества удалённой работы

• Вашим подчинённым так комфортнее

В подавляющем большинстве (65%) сотрудники любят удалёнку. Она экономит им время и деньги на проезд, даёт свободу работать из любой точки мира. 

• Вы экономите бюджеты

Удалённая команда не требует офиса, а это большая статья расходов бизнеса. Соответственно, на остальные нужды денег компании остаётся больше — или прибыль взлетает. 

• Коллеги тратят меньше времени на отвлечённые разговоры

Офисные сплетни — не тренд удалённой команды. Люди более сфокусированы на работе и результате.

Недостатки удалённой работы

• Сотрудники удалённой команды могут заскучать

Возможно, некоторые руководители порадовались прошлому пункту в преимуществах удалённой работы, но факт в том, что коллегам необходимо встречаться и общаться на отвлечённые темы, чтобы наладить контакт и создать атмосферу доверия в удалённой команде.

• Вам сложнее контролировать команду

В офисе руководитель видит, кто работает, а кто — нет. На удалёнке же методы управления удалённой командой отличаются, и следить за выполнением задач нужно по-другому.

Но мы советуем не заниматься микроменеджментом и оценивать результат своих сотрудников а не то, задержались ли они на 20 минут в обед. 

Методы управления удалённой командой

Организация удалённой работы — одна из главных задач, с которой сталкивается менеджер. И она ключевая — если не наладить процессы, то команда не сможет работать слаженно. 

Как повысить эффективность удалённой команды? Вот 6 важных аспектов.

Ежедневные созвоны

Все успешные кейсы управления удалённой командой начинаются с ежедневных созвонов. Секрет в том, чтобы выдержать баланс между тем, чтобы сотрудник получал нужную информацию, и при этом у него оставалось достаточно времени на основную работу.

Прозрачность в процессах и статусах

Используйте инструменты для управления удалённой командой: канбан-доски, общие таблицы и другие сервисы, чтобы каждый сотрудник понимал, что делают его коллеги и какой вопрос закрывает его задача.

Организуйте базу знаний

В офисе можно найти человека, который занимается конкретным вопросом, и узнать всё необходимое у него. На удалёнке это сделать сложнее, поэтому позаботьтесь, чтобы все необходимые документы были у сотрудника в доступе: от KPI и документов на проект до памятки «Как подать заявление на отпуск».

Понятные задачи с измеримым результатом и строгим дедлайном

У всех, кто работал с сотрудниками на фрилансе, есть пример того, как задача была сорвана, начиная с корявого ТЗ и абстрактных сроков. Не допускайте такого — ни один пример успешных удалённых команд не начинается с фразы «В задачах у нас был творческий беспорядок». 

Понятные лифты роста

Чтобы построить успешную удалённую команду, убедитесь, что каждый человек понимает, к чему он идёт и как ему подняться на новую ступень. Так сотрудники будут проявлять инициативу, а не весь день прокрастинировать, как их представляют многие руководители, которые против удалёнки.

Нерабочие мероприятия

Онлайн- и офлайн-корпоративы, чаты по интересам и другие внерабочие активности — важная часть в управлении удалёнными командами. И чтобы сделать удалённую работу интересной, позаботьтесь о том, чтобы ваши коллеги могли поболтать у виртуального кулера и поделиться своими новостями.

Советы по управлению удалённой командой

А теперь небольшой блиц!

Как сделать удалённую работу эффективной?

1. Добейтесь того, чтобы каждый в команде понимал, какой статус у проекта и кто за что отвечает.

2. Пользуйтесь инструментами для управления удалённой командой: общие календари, Trello, Notion и прочие.

3. Составьте расписание общих и командных созвонов. Следите, чтобы сотрудники получали нужные апдэйты, но при этом не тратили на совещания большую часть дня.

4. Мониторьте психологическую обстановку в команде. Если сотрудники систематически перерабатывают, грустят и не отдыхают — это верный путь не к тому, как сделать удалённую работу своим образом жизни, а к выгоранию.

Как нанять удалённых сотрудников

Так же, как и офисных — смотрите на навыки, опыт и амбициозность. Единственное отличие в том, что вы будете собеседовать человека онлайн, а не в офисе. 

Как организовать рабочее пространство дома

Работать из кровати — не лучшая идея с точки зрения поддержания мотивации и продуктивности удалённой работы. Чтобы соблюдать баланс работы и личной жизни, найдите в квартире место, которое будет только для работы — в идеале отдельный стол, но специализированный угол кухонного подойдёт. 

Лучшие инструменты для удалённой работы

1. Notion для хранения и менеджмента всего: от личного календаря до досок со статусами и больших общих папок с исследованиями и архивом.

2. Google-документы для создания текстовых файлов, таблиц и презентаций с возможностью общего доступа и редактуры.

3. Платформа для онлайн-совещаний: Google Meets, Zoom, Skype. Хоть видеозвонки в Telegram — подбирайте по необходимому функционалу и предпочтениям команды.

Как ставить задачи удалённым сотрудникам

Соберите подробное ТЗ, предоставьте контакты коллег, которым можно задать дополнительные вопросы и поставьте чёткий дедлайн.

Чтобы встречи не превращались в балаган, нужно модерировать общение коллег — следовать таймингу, вывести последовательность выступающих, использовать чат для комментариев и функцию «поднять руку» вместо перекрикиваний.

Как не терять связь с удалёнными сотрудниками

В офисе мы все общаемся не только по работе — разговоры у кулера, празднования и небольшие перерывы на поболтать сближают нас с коллегами. Придумайте, как вы будете общаться онлайн — создайте чат для мемов, нерабочих обсуждений; возможно, в начале или конце созвонов вы будете делиться новостями дня. 

Как сделать удалённую работу комфортной

1. Подготовьте рабочее место и все необходимое для работы.

2. Объясните своим родным, с которыми живёте, что работа из дома — это не то же самое, что выходной. Добейтесь того, чтобы вас никто не отвлекал.

3. Делайте перерывы на обед и отдых. Как бы это парадоксально для некоторых не звучало, один из трендов удалённой работы — навык прерываться и отвлекаться. Доказано, что после короткого отдыха сотрудник работает эффективнее.

4.  Соблюдайте баланс работы и личной жизни — не перерабатывайте и не «размазывайте» рабочий день, соблюдайте фиксированные часы и проводите время не только за компьютером.

А вообще, советуем всем руководителям, которые работают удалённо, пройти курс «Управление дистанционными командами» от Академии Eduson. Он достаточно короткий — при интенсивном обучении займёт у вас 2 недели, но очень полезный. Вы узнаете всё, что нужно удалённому руководителю, и сможете нанимать и развивать сотрудников на удаленке, координировать работу команд из разных часовых поясов.