Как делегировать, чтобы все успевать

Мы все иногда сталкиваемся с проблемой перегрузки, когда количество работы превышает наши возможности. Поэтому важно научиться делегировать свои обязанности — передавать задачи другим людям в команде.

Делегирование — это возможность снизить свою нагрузку и способ помочь коллегам расти в профессии и брать на себя больше ответственности. Разбираемся, как это делать правильно.

Как делегировать обязанности, если вы руководитель

Признаки, что вы перегружены, — это постоянный стресс, чувство усталости и потеря интереса к работе. Если заметили такие симптомы, стоит передать некоторые из своих обязанностей подчиненным.

Это должны быть задачи, которые не требуют вашего прямого участия. Важно, чтобы сотрудники могли сами принимать решения по этим задачам, не погружая вас в процесс.

Необходимо найти людей, которые имеют нужные навыки и знания для выполнения задачи, а также могут работать самостоятельно.

Передайте информацию

Руководитель должен объяснить задачу и ее цели четко и понятно. Необходимо также убедиться, что команда понимает свои роли, ответственность и сроки выполнения задачи.

Доверяйте, но контролируйте

Делегирование не означает, что руководитель должен забыть о том, что происходит с задачей. Важно доверять членам команды, которым вы передаете дела, но оставаться в курсе того, как движется процесс. Запрашивайте регулярные обновления статусов и проверяйте промежуточные результаты.

Как понять, что вы перегружены, и решиться на делегирование

• Вы чувствуете, что у вас нет времени, а список задач кажется бесконечным.

• Вы чувствуете постоянный стресс и напряжение.

• Вы часто работаете сверхурочно.

• Вы работаете неэффективно, часто переключаетесь между задачами, делаете ошибки или не можете сконцентрироваться на работе.

• Ваша работа начинает влиять на вашу личную жизнь, вы не можете уделить достаточно времени своей семье, друзьям или хобби.

Если вы обнаружили, что перегружены, настало время начать делегировать обязанности. Помните, что ваша работа — не делать все самому, а помогать команде. 

Как делегировать обязанности, если вы не руководитель

Определите, какие задачи можно делегировать

Не все задачи можно кому-то передать — некоторые из них слишком специфичные или вам придется очень долго погружать в процесс нового человека.

Договоритесь с руководителем

Объясните ему, что ваша нагрузка стала слишком большой, и это может сказаться на качестве выполнения обязанностей. Предложите список задач, которые можно передать другим участникам команды.

Найдите подходящего коллегу

Этот человек должен иметь нужные знания и навыки, а также свободное время для выполнения ваших задач.

Передайте информацию и обсудите ожидания

Вы должны убедиться, что человек, которому вы делегируете задачи, понимает, что от него требуется и какие результаты должны быть достигнуты. Не оставляйте места для неопределенности или недопонимания.

Дайте свободу выбора и поддержку

Не пытайтесь диктовать каждый шаг, дайте своим коллегам свободу в том, как они будут выполнять работу. Но оставайтесь на связи, чтобы поддержать их в случае возникновения вопросов или проблем.

Оставайтесь ответственным за результаты

Если что-то идет не так, вы должны быть готовы взять на себя ответственность и принять меры для исправления ситуации. А если все проходит гладко, вы должны открыто признать усилия и успехи своих коллег.

Как доказать руководителю, что у вас слишком много работы?

• Ведите список задач, сроков их выполнения и времени, которое занимает каждая задача.

• Поделитесь этим списком с руководством и попросите расставить приоритеты и оценить объем работы.

• Если есть задержки в выполнении задач из-за нехватки времени или ресурсов, уведомите своих руководителей об этом. 

• Будьте проактивными — предлагайте решения, которые помогут улучшить ситуацию.

Разумное распределение задач помогает увеличить эффективность работы, улучшить качество и снизить уровень стресса. Делегирование обязанностей — один из важнейших гибких навыков. Soft skills можно и нужно развивать — например, пройти обучение на курсе в Академии Eduson.