Как ускорить работу с документами: топ сервисов

Работа с документами вручную — процесс трудоемкий и медленный, к тому же так легко допустить ошибку. Чтобы ускорить и упростить этот процесс, компании внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Это программное обеспечение, которое позволяет создавать, хранить, передавать, обрабатывать и контролировать документы в электронном виде. СЭД автоматизирует и оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документами, и повышает их эффективность и безопасность.

У СЭД есть преимущества перед традиционным бумажным документооборотом:

• сокращение времени и затрат на работу с документами;

• уменьшение рисков потери, повреждения или утечки документов;

• улучшение качества и актуальности документов;

• увеличение прозрачности и отчетности документооборота;

• удобство доступа и совместной работы с документами;

• соблюдение нормативных и законодательных требований.

СЭД можно интегрировать с другими бизнес-системами для обмена данными и документами между ними. Так создают единую информационную среду для организации.

Ключевые функции и преимущества СЭД

Функции СЭД, которые необходимы бизнесу:

• сканирование и распознавание документов;

• электронная подпись и шифрование документов;

• регистрация и классификация файлов;

• хранение и архивирование документов;

• создание и редактирование;

• согласование документов;

• уведомление и напоминание о документах;

• аналитика и отчетность по документообороту.

Использование СЭД дает ряд преимуществ для бизнеса, например, позволяет повысить производительность и скорость работы с документами. Так бизнес может меньше средств тратить на организацию документооборота. К тому же СЭД защищает файлы и предотвращает мошенничество внутри компании.

Интеграция СЭД с другими бизнес-системами позволяет:

• Обеспечить единый доступ и обмен данными и документами между системами.

• Устранить дублирование и несоответствие данных и документов.

• Автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы.

• Повысить контроль над документооборотом.

• Повысить аналитические и прогностические возможности бизнеса, потому что все данные оцифрованы и есть в доступе аналитиков.

Как выбрать подходящую СЭД для бизнеса

Выбор СЭД зависит от специфики и потребностей вашего бизнеса. Перед выбором СЭД вам необходимо:

• определить бизнес-потребности и требования к СЭД;

• сравнить on-premise и облачные решения;

• выбрать надежного и квалифицированного провайдера СЭД.

Чтобы понять, что именно вам требуется от системы документооборота, нужно оценить:

• в каком состоянии он сейчас и какие проблемы с файлами есть в организации;

• какие задачи должна решать СЭД;

• как много документов и каких типов хранится и создается в организации;

• сколько вы можете потратить на внедрение СЭД.

Очень важно сравнить, подходит ли вам облачный сервис или нужно разместить его на собственном сервере компании.

On-premise (локальные) решения предполагают, что вы покупаете и устанавливаете СЭД на своем сервере, а также обеспечиваете её поддержку и обновление. Это дает вам больше контроля над данными и документами, но требует больших затрат на обслуживание.

Облачные решения предполагают, что вы получаете доступ к СЭД через интернет. Это дает вам больше гибкости и позволяет экономить на обслуживании сервиса. Но это менее безопасно и не подходит для госкомпаний или бизнеса, который хранит важные данные пользователей.

Обзор популярных СЭД на российском рынке

На российском рынке есть множество различных СЭД, которые отличаются по функционалу, цене, удобству и надежности. Рассмотрим топ-5 популярных сервисов.

Directum

Это СЭД, которая предназначена для крупного и среднего бизнеса. У компании есть локальное и облачное решение.

Directum позволяет работать с документами любого формата, подписывать их электронной подписью, хранить в защищенном хранилище, анализировать и контролировать документооборот. 

У Directum мощный и гибкий функционал, а также есть возможность адаптации под специфику и потребности каждого бизнеса.

Плюсы Directum:

• Высокая производительность и надежность СЭД, которая работает на собственном сервере и не зависит от интернет-соединения и провайдера.

• Безопасность и конфиденциальность данных и документов — они хранятся в локальном хранилище, защищенном шифрованием и резервным копированием.

• Мощный функционал, который позволяет решать любые задачи по документообороту и бизнес-процессам.

• Возможность настройки и адаптации СЭД под специфику и потребности бизнеса.

• Интеграция со всеми популярными ERP и CRM-системами, внешними источниками данных и документов.

Недостатки Directum:

• Высокая стоимость и сложность внедрения и обслуживания.

• Необходимость иметь собственный сервер и обеспечивать его безопасность.

• Необходимость нанимать людей, которые будут управлять СЭД контролировать документооборот.

Отзывы о Directum

У сервиса средний рейтинг на платформах с отзывами. Клиенты отмечают функционал, надежность и поддержку СЭД, но жалуются на высокую цену, сложность и неудобство.

СБИС

Это облачная СЭД, которая предназначена для малого, среднего и крупного бизнеса. СБИС позволяет работать с документами по бухгалтерии, налогам, кадрам, закупкам и продажам. 

СБИС также позволяет подписывать документы электронной подписью, хранить их в облачном хранилище, обмениваться с контрагентами и государственными органами, вести учет по документообороту.

Преимущества СБИС:

• Удобное и быстрое подключение к СЭД без необходимости установки и настройки программного обеспечения.

• Высокая безопасность данных и документов, которые хранятся в облачном хранилище, защищенном шифрованием и резервным копированием.

• Доступность с любого устройства через интернет.

• Интеграция с различными бизнес-системами, такими как 1С, «Битрикс24», «Мегаплан».

Недостатки СБИС:

• Высокая стоимость и сложность использования.

• Зависимость от стабильности интернет-соединения и качества работы провайдера.

• Необходимость дополнительно оплачивать расширение функционала и увеличение объема хранилища.

Отзывы о СБИС

У сервиса высокий рейтинг на платформах с отзывами. Клиенты отмечают качество, функционал и отличную поддержку, а также легкость интеграции с другими сервисами.

«ДоксВижн»

Это on-premise система, которая предназначена для крупного бизнеса и госкомпаний. «ДоксВижн» предлагает гибкий функционал — сложные решения можно настроить с помощью визуального конструктора. 

Преимущества «ДоксВижн»:

• Высокий уровень безопасности данных, которые хранятся на собственном сервере.

• Настройка под потребности компании без программирования.

• Большой и разнообразный функционал, который покрывает все аспекты работы с документами.

• Быстрая работа с документами, внутренний поиск и настройка доступа к данным.

• Простая интеграция с 1С, SAP и другими корпоративными информационными системами.

Недостатки «ДоксВижн»:

• Высокая стоимость.

• Необходимость иметь собственный сервер и обеспечивать его поддержку и обновление.

Отзывы о «ДоксВижн»

У сервиса средний рейтинг на платформах с отзывами. Клиенты отмечают качество и быструю поддержку по всем вопросам, а также хвалят СЭД за ее надежность, гибкость и легкую интеграцию с другими системами.

Тенденции развития СЭД

Сервисы электронного документооборота постоянно развиваются, внедряют новые технологии, чтобы улучшить и ускорить работу с документами. В 2024 году основными трендами будут:

• Использование искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов и документооборота, а также для анализа данных и прогнозирования.

• Использование блокчейна и распределенных реестров для обеспечения высокой безопасности и надежности, а также для упрощения и ускорения обмена документами.

• Использование облачных технологий и мобильных приложений для обеспечения гибкости и доступности СЭД с любого устройства, снижения затрат и ресурсов на обслуживание.

• Использование биг-даты и интернета вещей для сбора и обработки больших объемов данных, а также интеграции СЭД с различными устройствами и системами.

СЭД будут развиваться и совершенствоваться, чтобы соответствовать потребностям современного бизнеса. Внедрение искусственного интеллекта и автоматизации будет способствовать повышению производительности, качества и эффективности работы с документами. 

Рекомендации по выбору и использованию СЭД

1. Определите свои бизнес-потребности и требования к СЭД, а также свой бюджет и сроки проекта.

2. Изучите рынок и репутацию разных решений, сравните их функционал, цену, удобство и надежность.

3. Выберите подходящее решение и провайдера СЭД, который будет предоставлять качественные услуги и поддержку.

4. Обучайте и поддерживайте пользователей, особенно на стадии внедрения.

5. Контролируйте работу системы, а также оптимизируйте документооборот с помощью СЭД.

6. Обновляйте функционал системы в соответствии с потребностями своего бизнеса.

Система электронного документооборота — это мощный и полезный инструмент, который поможет ускорить и упростить работу с документами, повысить эффективность и конкурентоспособность вашего бизнеса. Чтобы узнать, как с ее помощью оптимизировать бизнес-процессы, запишитесь на курс «Генеральный директор» в Академии Eduson. Вы научитесь принимать решения на основе данных, управлять прибылью и затратами, а также получите 100+ шаблонов и чек-листов, которые помогут избавиться от операционки.