Лайфхаки для эффективного управления

Утонуть в делах собственного бизнеса проще простого. Желание все контролировать со временем скатывается в работу 24/7. Сил на какие-то глобальные и стратегически важные задачи совсем не остается. Про радости жизни вообще молчим. Кажется, что чем больше уделяешь времени любимому детищу, тем быстрее дела будут идти в гору.

Оно, может, и так, но! Что, если мы скажем, что на львиную долю процессов вы сможете тратить до трех часов в день? Достаточно внедрить в свою управленческую рутину несколько правил. 

Правило №1. Пользуйтесь таск-менеджерами

Поначалу, когда бизнес не такой большой, велик соблазн все держать в голове, блокноте, мессенджерах, заметках в телефоне. Но в какой-то момент неизбежно случится хаос, каким бы организованным вы ни были. Плюс ко всему это дико неудобно — чтобы найти нужную информацию, вам постоянно приходится переключаться между разными источниками и еще помнить, где что лежит. А если, например, в том же Telegram замешаны и аудио, то вообще тяжко.

Что делать

Пользоваться вспомогательными инструментами, которые помогут коммуницировать по задачам и следить за статусами в одном месте. Например, такое возможно в системе Pyrus.

Каждую колонку можно назвать в рамках ваших бизнес-процессов и двигать по мере выполнения задачи. На скрине вы видите небольшой кусочек доски рекламного агентства. Когда автор заканчивает текст, он переносит свою карточку в колонку редакторов. Те в свою очередь точно не потеряют задачу. Можно вести такую доску и для себя, фиксируя все важные дела. Мы лишь показали принцип и один из доступных инструментов.

Правило №2. Ограничивайте количество одновременно выполняемых задач

Не пытайтесь охватить все и сразу. В какой-то момент придется сказать «‎горшочек, не вари!»‎, чтобы ни вы, ни сотрудники не выгорели и не стали делать плохо. Дело в том, что когда очень много задач наслаивается друг на друга, то теряется концентрация и, как следствие, страдает качество. Вы, как руководитель, тоже страдаете, потому что вынуждены в состоянии стресса засесть за проверку тонны информации, которой нет конца и края.

Что делать

В рамках специфики бизнеса и ресурсов обозначьте адекватный лимит по количеству задач в день. Он может быть разным для каждого отдела и для вас. Для прозрачного понимания ежедневно созванивайтесь с командой на 10–15 минут по списку дел. Опять же, тут пригодится таск-менеджер.

Потенциально можно спросить примерно следующее: как сегодня продвинуть задачу дальше? Если она в ожидании кого-то, как устранить это ожидание? Если задачу закончим сегодня, то какая будет на очереди?

Правило №3. Пропишите понятные регламенты на все случаи жизни

Если у вас что-то повторяется больше одного раза, зафиксируйте это. Так не придется тратить время на объяснения, новички в компании будут реже ошибаться и дергать по мелким вопросам, так как могут все прочитать в одном месте по ссылке.

Что делать

Вся-вся документация может располагаться, например, на Google Drive или в Notion с настройкой доступа по разным должностям или отделам. Вы можете собрать туда вообще все важное: начиная с общего раздела, где рассказываете о базовых принципах компании, заканчивая редполитикой для всего выпускаемого контента и инструкциями по работе с разными инструментами.

Вот как это может выглядеть в Notion на примере все того же рекламного агентства. Очень даже симпатично.

Правило №4. Пользуйтесь календарями

Когда созвонов становится слишком много, их тяжело запоминать и планировать. А еще подчиненные будут в курсе, если вы вне зоны доступа и вас нельзя звать на встречи. Так сможете четко обозначить доступное время и не давать соблазн постоянно вовлекать вас в любую задачу по пустякам.

Что делать

Например, начать пользоваться одним из календарей. Продемонстрируем на примере календаря от Яндекса. Обратите внимание, что их может быть несколько, они различаются по цвету. Если участвуете в какой-то встрече, на почту придет уведомление.

Правило №5. Для большей эффективности пройдите курсы про управление и бизнес

Да, такие существуют. Например, в Академии Eduson есть целых 18 профильных программ. Вы получите актуальные и хорошо структурированные знания по управлению разными аспектами бизнеса. После сможете на автомате разруливать сложные задачи и тратить на них в совокупности пару-тройку часов.

Обучение устроено одинаково комфортно. Вы смотрите лекции в любое время и в удобном темпе. Их рассказывают преподаватели с огромным практическим опытом за плечами. Поэтому вы получите не только теоретическую базу, но и кейсы из их реальной жизни.

В качестве примера вот несколько экспертов с курса «‎Управление командой»‎, чтобы вы поняли уровень в целом.

Сложные управленческие ситуации будете решать на специальных симуляторах и тренажерах. Так вы эффективнее закрепите навыки и получите опыт, который потом легко сможете применить в работе.

Все программы начинаются с простого и заканчиваются блоками посложнее. То есть вам в любом случае будет спокойно, даже если совсем с нуля хотите освоить искусство управления.

Мы описали базовые правила эффективной управленческой гигиены, которые желательно закрепить грамотным обучением. Переходите по ссылке и выбирайте свой онлайн-курс, пока действуют скидки.