Как превратить управление хаосом в управление финансами

Когда человек говорит «финансы поют романсы» про свой личный бюджет — это грустно. А когда такое говорит финансовый директор, CEO или коммерческий директор, то это уже катастрофа, ведь это значит, что:

1. бизнес-модель дала трещину;

2. платить подрядчикам и сотрудником будет нечем ⇒ долги и кредиты;

3. компания может получить проблемы с налоговой или столкнуться с процедурой банкротства.

Чтобы помочь вам понять, как избежать этих проблем и грамотно управлять финансами, мы поговорили с руководителями бизнес-юнитов Академии и попросили их ответить на 8 важных вопросов про корпоративные финансы и то, как грамотно с ними работать.

Как и во что инвестировать деньги бизнеса?  

Представим, что вы — финансовый директор сети салонов красоты и перед вами стоит выбор: вложить деньги во внедрение новой омолаживающей процедуры или создать онлайн-сервис дерматологической консультации. Обе идеи звучат интересно, но бюджета хватит только на что-то одно: как понять, что именно окупит инвестиции и какой вариант перспективнее? 

Нужно прежде всего проанализировать основные показатели.

• Идеальный проект для запуска тот, на который есть большой и стабильный спрос.

• Конкурентные продукты слабые или вы точно знаете, что можете сделать лучше.

• Прежде всего интересны проекты с высоким показателем NetRev, то есть такие, которые можно реализовать при минимальном вложении профессиональных и денежных ресурсов.

Как видно, обе идеи имеют право на жизнь: первая — более классическая, не такая рискованная и локальная, вторая — современная и более перспективная, если планируете масштабировать бизнес. Осталось только выбрать ту, что больше соответствует долгосрочным планам бизнеса.

Как работа с персоналом относится к финансам?

Может показаться, что почти никак. Но на самом деле любое мероприятие по управлению персоналом без тщательного планирования превратится в катастрофу. 

Вот минимум 2 причины почему:

• Люди — это основной ресурс любой организации, именно они помогают компании взлететь или тянут ее на дно при неправильном управлении. И, как любой другой ресурс, сотрудники требуют от компании затрат на всех этапах: от  найма до обучения и развития. 

*Профессиональный менеджер по обучению и развитию персонала, например, поможет определить слабые места в компетенциях сотрудников и развить у них необходимые навыки. Но программу обучения тоже нужно рассчитывать заранее, чтобы выделить на нее достаточно бюджета.

• Основные расходы на персонал, конечно, связаны связаны с Фондом оплаты труда (ФОТ) организации, который нужно заложить  в финансовую модель и своевременно корректировать, если планируете расширять штат. Многие руководители забывают об этом, если в компании нет ответственного за эти процессы HR-специалиста, и через время внезапно обнаруживают, что платить зарплату попросту нечем.

Почему обучение директоров не помогло, а в отчетах и данных по-прежнему ничего не понятно?

Часто ответ на этот вопрос кроется в том, как компания ведет документацию. Если действовать по-старинке и записывать все на бумагу — ошибки и путанница неизбежны. 

Стоит отказаться от такого метода, ведь сейчас есть куча программ, которые сильно облегчают финансовым экспертам жизнь и работу. Вот некоторые из них, которыми мы сами пользуемся в Академии:

• в Roistat отслеживаем маркетинговые расходы и конверсии;

• в AmoCRM – продажи и движение сделок по воронке продаж;

• в Metabase делаем наглядные дашборды, которые отражают текущее состояние наших продуктов.

Как следить за документооборотом?

Почти все крупные компании уже перешли на ЭДО — электронный документооборот. Давайте посмотрим на плюсы и минусы ЭДО:

• ускоряет бизнес-процессы;

• делает документооборот прозрачным;

• сокращает затраты на печать и доставку бумажных документов;

• упрощает процесс обязательного хранения документов;

• требует внедрения и адаптации сотрудников к новой системе;

• обмениваться электронными документами можно только если контрагент тоже подключен к системе.

Плюсы однозначно перевешивают минусы и делают работу с финансами намного проще и эффективнее, а научиться работать с ЭДО можно довольно быстро — в этом помогут курсы повышения квалификации для экономистов. 

Что такое «реалистичная финансовая стратегия» и как ее построить, не проходя курсы финансовых директоров?

Разработка финансовой стратегии — непростой процесс, который требует специальных знаний. Специалисты делят разработку на несколько этапов. 

• Анализируют финансовое состояния организации

Для этого нужно оценить бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за прошедшие периоды, чтобы понять тенденции основных финансовых показателей.

• Определяют срок 

Финансовая стратегия обычно бывает 3 видов: долгосрочная (около 5 лет), среднесрочная (на 2-3 года) и краткосрочная (как правило, 1 год).

• Ставят цели 

В зависимости от срока стратегии финансисты выбирают цели компании и детализируют степень проработки финансовых планов. 

• Пишут план

План действий нужен, чтобы не просто поставить цели, но и достичь их, а без  финансовой политики этого не сделать.

• Продумывают конкретные действия 

Чтобы цели и задачи не повисли в воздухе, нужно закрепить за сотрудниками и руководителями отделов обязанности, а также разработать систему стимулов для эффективной работы команды.

Как анализ данных помогает принимать стратегические финансовые решения?

Данные помогают находить возможности для роста и экономии. 

Вот пример:

Изготовитель бытовой техники отследил продажи и расходы на производство и маркетинг для 2 моделей пылесосов: самой популярной и самой невостребованной. Эти данные сравнили, проанализировали и выяснили: нужно изменить цветовую палитру и сделать шнур на полметра длиннее. 

Небольшой редизайн, новое название, пара новых рекламных креативов и вуаля: прежде убыточный пылесос поднимается с последнего места в продуктовой линейке и приносит прибыль.

Директор по продажам и директор по маркетингу мешают аналитике, как быть?

Типичная ситуация в большинстве компаний: продажи обвиняют маркетинг в том, что он приводит некачественный трафик, а маркетинг обвиняет продажи в том, что они не знают продукт и не умеют его продавать.

Эта проблема решается общей стратегией двух отделов. Глупо отрицать, что каждый сотрудник заинтересован прежде всего в личной выгоде. Но это не значит, что его никак не заинтересовать в общей цели, например, с помощью KPI. 

Если каждый менеджер продаж и его денежный бонус зависит от хорошей работы маркетинга по привлечению целевых заявок, то и каждый бонус маркетолога должен зависеть от выручки и его вклада в качественную лидогенерацию.

Нужны ли курсы финансового менеджмента?

Финансовый менеджмент — это фундамент любой организации. Грамотное планирование поможет предусмотреть и предотвратить многие риски, с которыми сталкиваются и, увы, не всегда справляются неквалифицированные руководители.

Обеспечить эффективное использование финансовых ресурсов, оптимизировать расходы и налоги, минимизировать риски, оценить потенциал бизнеса, гарантировать рентабельность и устойчивость компании в кризис — все это входит в задачи финансового менеджмента.

Надеемся, что наша статья была вам полезна и поможет взять работу с финансами в ежовые рукавицы!