Как построить диаграмму Ганта в Excel: пошаговое руководство

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — линейный график, который показывает план работы, фактическое состояние задач и общий процесс выполнения проекта во временных рамках. Она состоит из шести ключевых элементов:

• список задач проекта;

• временная шкала;

• горизонтальные полосы, показывающие длительность задачи;

• отметки о начале и окончании работ;

• связи между задачами;

• процент выполнения каждой задачи.

С такой структурой вы сразу увидите взаимосвязи между задачами и будете в курсе текущего статуса выполнения проекта.

Преимущества диаграммы Ганта

Диаграмму Ганта часто используют в управлении проектами, потому что в ней удобно структурировать сложные процессы. Вот основные преимущества диаграммы:

• показывает задачи, сроки и связи, облегчая планирование;

• помогает сразу определить, что уже выполняется, что завершено, а что — просрочено;

• позволяет быстро и легко вносить изменения в график, упрощая любую адаптацию проекта;

• распределяет ресурсы и синхронизирует задачи участников. 

Этот инструмент полезен в управлении проектами средней и высокой сложности, где важно соблюдать сроки, следить за прогрессом и координировать действия команды.

Недостатки диаграммы Ганта

У этого инструмента есть несколько ограничений:  

• при большом объёме задач диаграмма становится слишком перегруженной для анализа;

• необходимо тратить время на регулярное внесение изменений в диаграмму;

• инструмент показывает базовые связи между задачами, но не всегда детализирует сложные зависимости или взаимное влияние задач;

• в небольших проектах использование диаграммы зачастую неоправданно и может привести к ненужным временным затратам.

Прежде чем применять диаграмму Ганта, оцените масштаб проекта и ресурсы. Для сложных проектов она полезна, но в небольших задачах может оказаться излишней.

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Если вы создавали диаграмму Ганта, а потом теряли больше времени на её обновление, чем на саму работу, то что-то пошло не так. Рассказываем, как сделать диаграмму Ганта помощником в проекте, который упрощает задачи, а не усложняет их.

Подготовка данных: основа для диаграммы  

Перед созданием диаграммы подготовьте таблицу с информацией о проекте. Для этого создайте столбцы с данными: 

• название задачи;

• дата начала;

• длительность (в днях);

• дата окончания;  

• ответственный исполнитель;

• процент выполнения.

По такой структуре вы поэтапно соберёте информацию в одном месте и подготовите её для визуализации.

Создание базовой линейчатой диаграммы

Для визуализации информации создайте линейчатую диаграмму:

1. Выделите столбцы с данными о задачах и сроках.

2. Перейдите во вкладку «Вставка».

3. Выберите тип диаграммы «Линейчатая».

4. Используйте подтип «Линейчатая с накоплением».

У вас получится диаграмма, представляющая последовательность задач в виде горизонтальных линий.

Добавление данных о длительности задач

Чтобы диаграмма корректно отображала временные интервалы, необходимо:

• рассчитать в таблице длительность каждой задачи, если она ещё не была указана;

• настроить временную шкалу на диаграмме, чтобы она отображала реальные даты выполнения задач;

• указать единицы измерения времени, чтобы шкала соответствовала масштабу проекта.

Эти настройки гарантируют, что диаграмма будет точно отображать продолжительность каждой задачи.  

Превращение линейчатой диаграммы в диаграмму Ганта

Чтобы диаграмма приобрела классический вид диаграммы Ганта, выполните следующие шаги:

1. Настройте формат рядов данных, чтобы начальные даты отображались как сдвиги от общей временной шкалы.

2. Добавьте сетку календаря, которая поможет визуально разделить периоды выполнения задач.

3. Отредактируйте временную шкалу, чтобы она отражала ключевые временные точки проекта.

4. Настройте отображение прогресса выполнения задач, добавив отдельный слой для визуализации завершённых этапов.

Теперь ваша диаграмма будет отображать задачи как последовательные блоки с привязкой ко времени.

Финальная настройка и улучшение дизайна

Чтобы сделать диаграмму удобной и понятной для восприятия, необходимо:

• подобрать цветовую схему, чтобы выделить завершённые и незавершённые задачи;

• настроить шрифты, чтобы сделать текст читаемым;

• добавить легенду, которая поможет идентифицировать элементы диаграммы;

• оформить заголовки для разделов;

• настроить масштаб временной шкалы, чтобы диаграмма чётко отображала все задачи проекта.

Так вы можете создать в Excel функциональную диаграмму Ганта, с помощью которой проконтролируете выполнение задач, сроки и прогресс.

Готовые шаблоны и инструменты для создания диаграммы Ганта

С готовыми шаблонами вы быстро и без ошибок создадите диаграмму Ганта. Выбор подходящего инструмента зависит от специфики проекта, бюджета и требований к функционалу. Рассмотрим три популярных варианта.  

Excel Online

В веб-версии Excel вы можете создавать диаграммы Ганта с нуля или при помощи шаблонов прямо в браузере. Этот инструмент обычно используют, если у команды нет доступа к полной версии Excel, но необходим совместный доступ к данным.

Google Таблицы

У Google Таблиц такой же функционал, как и в Excel, и в них можно работать в режиме реального времени. Помимо базовых инструментов для построения диаграмм Ганта, доступны дополнительные надстройки, например, Gantt Chart Templates — с ними можно добавлять наглядные элементы, такие как цветовые метки прогресса. Этот вариант подходит командам, работающим онлайн.

GanttPro

Это сервис для профессионального управления проектами. Здесь есть шаблоны диаграмм Ганта с расширенным функционалом, включая управление зависимостями задач, отслеживание критического пути и интеграцию с Jira и Trello. GanttPro подходит для крупных проектов, в которых требуется детальный контроль за всеми этапами работы.

Вывод: Excel Online и Google Таблицы подойдут для небольших и средних проектов, где важны простота и доступность. GanttPro — выбор для сложных проектов, требующих расширенного управления.

С помощью шаблонов и интернет-сервисов вы можете быстро создавать диаграммы Ганта, адаптированные под особенности проекта. Выбор инструмента зависит от конкретных требований и объёма работы, а продуманная настройка диаграммы помогает не только отслеживать прогресс, но и минимизировать риски срыва сроков.

А если вы пытаетесь создавать диаграммы Ганта для управления проектами, рекомендуем пройти курс «Управление проектами».

За несколько месяцев обучения вы научитесь правильно выбирать методологии, рассчитывать и контролировать бюджет, формировать команды под запуск. Также сможете набить руку на всех необходимых для работы инструментах — от Excel и Trello до Miro и MS Powerpoint.

Подписывайтесь на телеграм-канал Академии Eduson, чтобы видеть больше полезных постов о востребованных профессиях и карьерном росте, узнавать про скидки и акции на обучение.