Что такое счёт-фактура и зачем он нужен

Что означает счёт-фактура

Счёт-фактура (СФ) — документ, который подтверждает, что вы продали товар, оказали услугу или выполнили работу с НДС. Если его не оформить, покупатель не сможет вернуть НДС, а у вас могут появиться вопросы от налоговой.

Счёт-фактура фиксирует:

• кто продал и кто купил товар, услугу или работу;

• сколько стоит продажа;

• какая сумма налога включена в цену.

Если вы работаете с НДС, счёт-фактура обязателен. Продавцу он нужен, чтобы отразить налоговые обязательства, а покупателю — чтобы поставить налог к вычету.

✅ Если коротко: основное назначение СФ — фиксировать сумму НДС и подтверждать право на вычет.

Кто должен выставлять счета-фактуры по НДС

Вам нужно составлять счёт-фактуру, если вы:

• Платите НДС. Напоминаем, что 1 января 2025 года ИП и фирмы на УСН тоже обязаны платить НДС, если заработали за год больше 60 млн руб.).

• Получили аванс от покупателя.

• Продаёте товары, выполняете работы или оказываете услуги для других компаний.

Фрагмент урока с курса «Бухгалтер‭» от Академии Eduson.

Если вы на УСН, ПСН или ЕНВД без НДС — чаще всего СФ оформлять не нужно. К исключениям, например, относят ввоз товаров из-за границы и добровольную регистрацию плательщиком НДС.

Что указывать в счёте-фактуре

Мы изучили п.5 ст.169 НК РФ и составили таблицу с обязательными реквизитами.

Документ должен содержать все реквизиты и составляться в должной форме.

Когда нужно выставлять счёт-фактуру

Документ оформляют максимум за пять календарных дней с даты отгрузки или другого основания — сюда входит и сам день отправки. (п.3, ст.168 НК РФ). Если пятый день — выходной или праздник, значит, срок переносится на следующий рабочий день.

Алиса Арцыман

старший аналитик-методолог кластера «Бухгалтерия»

Если вы отгружаете товар по нескольким накладным — можно выписать счёт-фактуру сразу на всю партию. Главное — оформить его не позже пяти дней после первой накладной.

А если у вас регулярные поставки, допустимо выписывать один СФ за месяц, причём важно оформить его до пятого числа следующего месяца и заранее прописать этот порядок в учётной политике. Так к вам точно не придерутся.

Когда счёт-фактуру можно не делать

Есть ситуации, когда этот документ вообще не нужен:

• ваш покупатель не платит НДС;

• применяете сельхозналог или упрощёнку без НДС;

• работаете по патенту;

• вы самозанятый;

• выполняете операции, не облагаемые НДС (например, страхование или банковские услуги);

• выполняете операции, облагаемые НДС, и реализуете товары, услуги или работы физическим лицам.

К слову, клиент может запросить счёт-фактуру, даже если работаете вы без НДС. В таком случае вы можете его оформить — только придётся заплатить НДС и подать декларацию.

✅ Если коротко: если вы не платите НДС или операция не облагается этим налогом, счёт-фактура не нужна.

Электронные и бумажные счета-фактуры

Если вы продаёте прослеживаемые товары (например, холодильники), бумажный вариант нельзя оформлять — подойдёт только электронный (ст. 169 НК РФ). Соответственно, покупатели могут принять его только через оператора ЭДО — даже если они не платят НДС.

С 1 апреля 2025 года все обязаны перейти на новый электронный формат фактурирования — 5.03 (письмо ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@). Старые версии после этой даты применять уже нельзя — налоговая их просто не примет.

Важно: если счёт-фактуру вы отправили до 1 апреля 2025 года, а потом что-то исправляете или корректируете, то документ остаётся в том формате, в котором его изначально оформили. Здесь всё решает дата первой отправки, которую фиксирует оператор ЭДО.

✅ Если коротко: по новому формату все электронные счета-фактуры оформляются с 01.04.2025, а бумажные — с 01.10.2024.

Счёт-фактура на услуги: правила заполнения

При выставлении счёта-фактуры за услуги есть несколько особенностей:

• Грузоотправитель и грузополучатель не указываются, потому что нет отгрузки товара. В этих графах нужно ставить прочерки (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

• Если услугу нельзя измерить в штуках или метрах — тоже ставьте прочерк. Если всё-таки единица измерения есть, её название берите из официального классификатора.

• Акцизы к услугам не относятся, поэтому в этой строке — «Без акциза».

• Если услуги не связаны с импортом, данные о странах не заполняются — там тоже прочерки.

• Название услуги в счёте-фактуре должно совпадать с тем, что указано в вашем договоре (письмо Минфина от 26.07.2011 № 03-07-09/22).

✅ Если коротко: в этом виде СФ часть строк остаётся пустой.

Кому нести счёт-фактуру на подписание

Счёт-фактуру подписывает руководитель организации с главным бухгалтером или уполномоченные и доверенные лица (п.6, ст.169, НК РФ). Если форма документа электронная, то используют усиленную квалифицированную электронную подпись.

Сроки хранения счетов-фактур

Минимальный срок — 5 лет. Отсчёт начинается с 1 января года, который идёт после того, когда документ использовали в последний раз:

• для продавца — когда СФ отразили в книге продаж и уплатили налог;

• для покупателя — когда заявили вычет по НДС.

Чтобы перестраховаться и избежать штрафов, многие компании хранят документы дольше — например, 6 лет с даты выставления.

Частые ошибки при оформлении счёта-фактуры

Мы попросили нашего эксперта рассказать, какие ошибки со счетами-фактурами встречаются чаще всего на практике и как их избежать.

Анна Веденеева

основатель и руководитель «Vedeneeva Consulting Group», аттестованный налоговый консультант (№ АНК1801194)

Вот самые распространённые ошибки, которые совершают бухгалтеры:

1. Неправильное наименование продавца или покупателя. Иногда название организации пишут не так, как в ЕГРЮЛ, или сокращают без оснований.

2. Некорректный ИНН или КПП — например, случайно меняют цифры местами.

3. Неверная ставка или сумма налога. Например, вместо 20% ставят 10%, или считают сумму с ошибкой.

4. Отсутствуют подписи или доверенности у тех, кто подписал документ.

5. Несоответствие дат и номеров. Это бывает, если документы формируют вручную или спешат с отправкой.

Такие ошибки могут привести к доначислению налога, штрафам и спорам с контрагентами. Чтобы их избежать, советую всегда сверять данные счёта-фактуры с договорами, накладными и актами и использовать программы автоматизации, которые сразу проверяют реквизиты.

Какие есть виды счетов-фактур и в чём их разница

Счета-фактуры бывают разные. Чтобы не путаться, давайте разберём, чем они отличаются и в каких ситуациях оформляются.

Отгрузочный счёт-фактуру выписывают, когда вы отгружаете товары, оказываете услуги или выполняете работы.

Авансовый счёт-фактура нужен, если вы получили частичную предоплату, аванс или рассрочку.

Фрагмент урока из курса «Бухгалтер‭» от Академии Eduson.

Корректировочный счёт-фактура — если изменились условия сделки (например, товар подешевел или изменился объём поставки). В этом случае стороны сначала подписывают дополнительное соглашение и в течение 5 дней оформляют корректировку.

Исправленный счёт-фактура — если сделка не состоялась или если документе нашли ошибки: опечатки или неверные расчёты. Тогда исходный счёт-фактуру аннулируют и делают новый.

Чем отличается счёт от счёта-фактуры

Чтобы не путаться, чем счёт отличается от счёта-фактуры, посмотрите таблицу — показываем основные различия этих документов.

✅ Если коротко: вы можете выставить счёт, чтобы покупатель оплатил товар, но право на вычет НДС у него появится только после получения счёта-фактуры.

Как автоматизировать составление счёта-фактуры

Чтобы не делать счета-фактуры вручную и не тратить время на перепроверку цифр, проще использовать автоматизированные сервисы.

Вот какими программами пользуются в 2025 году:

• «1С:Бухгалтерия» формирует счета-фактуры разных типов, ведёт книгу продаж и покупок, готовит отчётность по НДС.

• «Контур.Диадок» — сервис для обмена документами с контрагентами. Вы можете подписывать счета-фактуры электронной подписью и сразу получать подтверждения о доставке. Система интегрируется с «1С» и другими бухгалтерскими программами.

• «МойСклад» — онлайн-сервис для малого и среднего бизнеса. Позволяет вести складской учёт, выписывать счета-фактуры и обычные счета, следить за остатками.

✅ Если коротко: счёт-фактура — обязательный документ при работе с НДС. Чтобы избежать споров с налоговой, важно его правильно оформлять и хранить. Используйте шаблоны, проверяйте реквизиты и переходите на электронные форматы — это сэкономит время и силы.