Методология Kanban: что это, кому подходит и как внедрить
Kanban — методология управления проектами, которая помогает эффективно организовывать задачи и визуализировать их выполнение. В этой статье мы рассмотрим, что такое система Kanban, как она работает и почему становится всё более популярной.
Что такое Kanban
Kanban — это способ визуального управления задачами, который помогает организовать работу, улучшить её поток и повысить эффективность. Он основан на принципе постепенного движения задач по заранее определённым этапам: это позволяет контролировать процесс, избегать перегрузок и быстро выявлять узкие места.
Kanban придумали в Японии, на заводах Toyota в 1950-х, когда после Второй мировой войны случился дефицит всех возможных ресурсов. Инженер из компании Toyota ввёл в работу систему карточек, чтобы синхронизировать этапы производства, избежать перевыпуска и в целом оптимизировать работу предприятия. Когда рабочий использовал определённые детали, он относил карточку в предыдущий этап производства, указывая на необходимость пополнить запас.
Продвинутые разработчики связали Scrum — методологию, при которой проект разбивают на мелкие задачи и закрывают их спринтами — с японской системой карточек. Так получился современный Kanban — инструмент для визуализации и трекинга рабочих задач.
Принципы методологии
Компании внедряют систему Канбан для визуализации работы, наглядного представления объёма задач и анализа ситуации. Принципы такого подхода можно выразить следующим образом:
-
Визуализация. Kanban-доска отображает статус проекта. По количеству карточек и их положению каждый сотрудник может оценить фронт работ.
-
Система потока задач. Вам знакома ситуация, когда начальник не знает, что делает подчинённый и на какой он стадии, а вы — не понимаете, какой статус задачи в разработке? С Канбан-доской подобной проблемы не возникнет: задания распределяются по уровню выполнения по каждому каналу.
-
Непрерывное улучшение. Kanban тесно связан с гибкой методологией Agile, в которой приветствуется внедрение изменений, если это идёт на благо проекта. Задачи могут быть обновлены в любой момент работы.
-
Ограничение незавершённой и лишней работы. Метод Канбан охраняет команду от перегрузки и долгосрочных «хвостов». Из-за того, что видны все задачи и исполнители, «забить» на дело или взять на себя слишком много (и впоследствии выгореть) — не получится.
Освойте Канбан и другие методологии
Научитесь организовать эффективную работу на курсе «Управление проектами». Вы узнаете, как сопровождать проект с самого начала: от бюджетирования и составления плана до презентации работы заказчику.
Освоите профессию за 3 месяца, создадите портфолио и сможете выходить на работу на средние по России 171 000 рублей оклада — удалёнка только приветствуется.
Как работает Kanban-доска
Канбан — это поле, разделённое на несколько колонок, каждая из которых соответствует стадии выполнения задач. Например, самые распространенные и необходимые:
-
Запланировано
-
В процессе
-
На проверке у руководителя
-
Завершено
Задачи, представленные в виде карточек, перемещаются из одной колонки в другую по мере выполнения. Простая структура позволяет внедрять канбан-доски в различные рабочие процессы и навести в них порядок. Колонки по необходимости могут добавляться.
Кому подходит Канбан
Метод Kanban широко применяется в IT-компаниях. Процесс разработки программного обеспечения требует жёсткой организации задач, и канбан с этим отлично справляется.
Но методология крайне универсальная: её используют в сфере маркетинга, образования и даже медицины. Более того: канбан-доску можно составить для личных целей.
Представьте, что вы планируете пригласить гостей на Новый год к себе домой. Вам нужно прибраться, проверить, что посуды хватит на всех, придумать угощение, закупить продукты… Голова кругом. Но есть решение, а именно слово из двух слогов: кан-бан. Постройте себе доску и комфортно закрывайте все дела хорошего хозяина.
Преимущества и недостатки системы Канбан
Kanban выбирают разные команды со всех уголков мира. Почему?
-
Прозрачность работы. Визуализация процессов позволяет команде видеть, как продвигается проект.
-
Адаптивность. Kanban-доски просто подстраиваются под нужды конкретной команды или задачи.
-
Рост продуктивности. Контроль за количеством задач и их этапами помогает минимизировать потери времени.
-
Улучшение коммуникации. Все участники процесса имеют доступ к актуальной информации. Вопросов «а какой статус у такой-то задачи» возникать больше не должно — всё на kanban.
Несмотря на множество плюсов, у kanban есть и слабые места:
-
Отсутствие чёткого временного планирования. Kanban ориентирован на непрерывный поток задач, поэтому предсказать точные сроки завершения проекта может быть трудно.
-
Сложности с масштабированием. Чем больше команда, тем сложнее приоритизировать задачи.
-
Перегрузка доски. Когда задач слишком много, доска может стать перегруженной и трудной для восприятия. Тогда весь смысл визуализации теряется.
-
Отсутствие стратегии. Канбан фокусируется на текущих задачах, что может ограничить взгляд на долгосрочные цели.
Kanban — отличная система для управления потоками задач в малых и средних командах, но её эффективность зависит от грамотной настройки и регулярного контроля.
Как внедрять Kanban в рабочие процессы
Для успешного внедрения канбан-доски необходимо:
-
Помочь коллегам разобраться с канбаном: объяснить, как работать с доской и зачем это нужно.
-
Определить основные этапы выполнения задач и выделить соответствующие колонки в канбане.
-
Создать карточки для всех задач с кратким описанием.
-
Постоянно отслеживать и анализировать процессы.
Ошибки при работе с kanban
Стоит отметить, что неправильное использование kanban boards не принесёт желаемого результата. Вот какие ошибки встречаются чаще всего:
Игнорирование нагрузки команды
Доска показывает, какой объём работы сейчас у команды. Если вы будете игнорировать то, что карточек больше, чем могут сделать сотрудники, это приведёт к перегрузке и выгоранию команды.
Отсутствие визуализации реальной ситуации
Уделяйте должное внимание тому, что сотрудники актуализируют доску — иначе метод теряет всякий смысл.
Избегание изменений
Все гибкие методики project-менеджмента созданы для того, чтобы внедрять улучшения быстро и просто. Если команда не дорабатывает проект там, где это необходимо, — смысл метода теряется.
WIP-лимиты
В борьбе с ошибками приходят на помощь WIP-лимиты (Work In Progress). Это ограничение на количество задач, которые могут находиться на каждом этапе процесса одновременно. Разбираемся, зачем они нужны:
-
Фокусировка на качестве. Когда количество задач ограничено, у команды появляется больше времени и ресурсов для качественного завершения текущих процессов.
-
Снижение времени на выполнение. Когда команды ограничивают количество задач в работе, они могут завершать задачи быстрее, так как меньше отвлекаются на новые задачи.
-
Предотвращение перегрузки. Без WIP-лимитов команда рискует попасть в ловушку нескончаемого потока задач, а это ведёт к стрессу, прокрастинации и замедлению работы.
Виды канбана
У канбана есть несколько вариантов применения в зависимости от особенностей команды и типа работы. Самые популярные виды — тарный и карточный. Тарный Канбан используется в производственных процессах, где в качестве задач выступают физические объекты — например, комплектующие или товары. Именно они перемещаются через этапы работы.
Карточный канбан — это классическая система, где задачи визуализируются на карточках, которые перемещаются по доске с этапами работы. Такой формат может быть реализован как на обычной доске, так и в цифровом виде.
Инструменты для канбана
Физический канбан хоть и может выполнить свои задачи, но вести цифровую доску намного удобнее. Вот несколько платформ, в которой её можно создать и комфортно использовать всей командой:
-
Notion — на площадке есть функционал под канбан, а также доступны другие типы контента, такие как базы данных, календари и заметки. Можно работать с текстами, таблицами, задачами и проектами в одном приложении.
-
Trello — иностранный сервис, созданный конкретно под эту методологию. У него простой и интуитивно понятный интерфейс, гибкая настройка доски и есть возможность интеграции с другими сервисами.
-
Kaiten — российский аналог Trello, который содержит весь функционал для kanban-досок.
-
Jira — мощная система управления проектами, предназначенная в первую очередь для разработки программного обеспечения. Можно настроить доски kanban, отслеживать прогресс задач и управлять ими на всех этапах. Также поддерживает интеграцию.
-
Asana — ещё одно популярное приложение для управления проектами с поддержкой kanban. Удобный интерфейс, лёгкость в использовании, возможность интеграции с множеством других приложений.
Научитесь виртуозно управлять проектами
Освойте проджект-менеджмент на профессиональном уровне за 3 месяца и управляйте проектами так, чтобы и клиенты были довольны, и команда не выгорела.
На курсе «Менеджер проектов» вы научитесь реализовывать проекты с нуля, формировать команду и управлять её работой по методологиям Scrum, Kanban и Waterfall.Заключение
Цель канбан-досок — визуализировать задачи для конкретного проекта, отслеживать статус и результат работы. Если вы уделите внимание построению этой системы и её интеграции в рабочие процессы, то ваши коллеги будут лучше понимать, на каком этапе проект, а также будут чувствовать большую вовлечённость.
Kanban — инструмент для управления проектами, который использует проджект-менеджер. Этот специалист отвечает за то, чтобы задача была выполнена грамотно и в срок, и kanban-доска помогает ему визуализировать и организовывать процессы.
Но для того чтобы довести любую большую задачу до конца, нужно уметь вести документацию, собирать команду, справляться с кризисами и взаимодействовать с заказчиками. Всему этому вы можете научиться на курсе «Управление проектами» — в финале выполните дипломный проект в портфолио и получите удостоверение о повышении квалификации.
