Матрица распределения ответственности RACI: что это такое и как работает

Что такое матрица RACI

Матрица ответственности RACI — это простой способ распределить роли в команде так, чтобы больше не возникало вопросов «А кто этим занимается?».

Каждая задача в проекте делится между четырьмя ролями:

• R (Responsible, исполнитель) — тот, кто делает работу;

• A (Accountable, ответственный) — человек, который принимает финальное решение;

• C (Consulted, консультант) — эксперт, которого нужно спросить перед выполнением;

• I (Informed, информируемый) — тот, кто должен быть в курсе, но не участвует в процессе.

Эдуард понял, что в его команде проблема кроется в нечётком описании ролей. Например, дизайнер думал, что утверждать макеты должен маркетолог, маркетолог — что это задача продакта, а продакт вообще не знал, что кампания стартует на следующей неделе.

Теперь предстояло внедрить матрицу, чтобы не сталкиваться с такими ситуациями. Однако у этой системы есть несколько вариаций:

• RACI Classic — стандартная модель с четырьмя ролями;

• RASCI — добавляется роль «S» (Support), человек, который помогает, но не делает основную работу;

• RAPID — модель, ориентированная на принятие решений;

• DACI — усложнённая версия для крупных проектов.

Какую выбрать? Чем сложнее проект, тем детальнее нужна матрица. Причём чтобы она работала, важно соблюдать три золотых правила:

1. Только один «A» на задачу. Если их несколько, значит, ответственность размывается, и в итоге никто не принимает финального решения.

2. Адекватное количество «R». Если слишком много исполнителей, начнётся путаница: кто-то будет переделывать за другим, а кто-то просто ничего не сделает, надеясь на соседа.

3. «C» и «I» — только по делу. Если согласования займут больше времени, чем сама работа, значит, в матрице что-то пошло не так.

И правила для RACI — универсальны для любой сферы, где важна командная работа:

• IT-разработка — чтобы кодеры не ждали решения от тестировщиков, а тестировщики не искали ответственного за запуск;

• маркетинг — чтобы дизайнер не ждал текста от копирайтера, а копирайтер — ТЗ от маркетолога;

• производство — чтобы не оказалось, что детали для сборки так и не заказаны;

• бизнес — помогает наладить работу между отделами.

Если в проекте больше двух человек, RACI уже спасёт ситуацию.

Применение матрицы RACI: примеры из практики

Признаки, которые указывают, что пора внедрять матрицу ответственности:

• команда путается в обязанностях;

• задачи дублируются или зависают;

• согласования занимают вечность;

• проект сложный и требует чёткого контроля.

Теперь посмотрим, как это работает в реальных примерах.

Пример 1. Разработка мобильного приложения

Ситуация без RACI: разработчик ждёт правки от дизайнера, дизайнер не понимает, что править, потому что ТЗ никто не согласовал, продакт-менеджер думает, что разработчик уже всё сделал, а начальство недовольно, потому что дедлайн сорван.

Ситуация с RACI:

• разработчик (R) — пишет код;

• тимлид (A) — утверждает результат;

• UX-дизайнер (C) — консультирует по интерфейсу;

• менеджер (I) — в курсе, но не вмешивается.

Теперь каждый знает, что делать, и проект движется к цели.

Пример 2. Запуск рекламной кампании

Без RACI: маркетолог ждёт копирайтера, копирайтер ждёт ТЗ от маркетолога и концепцию от дизайнера, дизайнер ждёт одобрения от кого-то — все ждут друг друга.

С использованием матрицы RACI:

• копирайтер (R) — пишет тексты;

• дизайнер (R) — делает визуалы;

• маркетолог (A) — пишет ТЗ копирайтеру и дизайнеру и утверждает кампанию;

• юрист (C) — проверяет рекламу на соответствие закону;

• продажник (I) — информированы о старте кампании.

Теперь кампания запускается в срок, без паники и переделок.

Преимущества RACI

Использование матрицы RACI изменило работу команды. Вот что стало лучше:

• Распределение ролей. Раньше в компании постоянно случались ситуации, когда один сотрудник перегружен задачами, а другой не понимает, чем заняться. Теперь этого нет — все знают, кто за что отвечает.

• Координация работы. Когда в проекте участвуют несколько отделов, без чёткого распределения задач начинается хаос. Матрица помогает синхронизировать работу участников, чтобы никто не сидел в ожидании чужих действий.

• Повышение эффективности каждого сотрудника. Когда понятно, за что ты отвечаешь, можно грамотно планировать время, а не метаться между задачами. RACI исключает дублирование работы, снижает нагрузку и ускоряет процесс.

• Прозрачность в коммуникации. Если раньше сотрудники заваливали друг друга уточняющими вопросами, то теперь у каждого есть список конкретных задач. Больше не нужно гадать, кто принимает решения, а кто просто должен быть в курсе.

Но, конечно, не обошлось и без сложностей.

Недостатки RACI

Как выяснилось, даже идеальная на первый взгляд система может сбоить. Эдуард столкнулся с такими проблемами:

• Ограниченность деталями. Она показывает, кто чем занимается, но не объясняет, как именно выполнять задачу. В сложных проектах пришлось дополнительно прописывать процессы, чтобы избежать недоразумений.

• Разрастание матрицы. Когда Эдуард впервые создал RACI, она оказалась слишком перегруженной. Количество ролей и задач выросло настолько, что таблицу стало неудобно использовать. Пришлось её оптимизировать, оставив самые важные пункты.

• Ограниченность в адаптации. Некоторые задачи не вписывались в стандартные четыре категории. Бывали моменты, когда один и тот же сотрудник одновременно был и исполнителем, и консультантом. В таких случаях пришлось вносить коррективы и делать матрицу более гибкой.

Несмотря на эти нюансы, таблица RACI полезна для бизнеса, однако важно не просто составить её, а выстроить процессы так, чтобы команда ей пользовалась.

Как внедрить RACI в работу

Шаг 1: Определение задач проекта

Эдуард расписал все этапы работы. Например, вместо расплывчатого «разработка маркетинговой стратегии» он установил:

• анализ целевой аудитории;

• формирование УТП;

• разработка контент-плана;

• запуск рекламной кампании.

Теперь каждая задача стала чёткой, а не расплывчатым «ну, надо сделать рекламу».

Шаг 2: Определение участников проекта

Он выписал всех, кто будет задействован в процессе. Это не только исполнители, но и те, кто принимает решения или консультирует команду. Например, в проекте по разработке приложения это могут быть:

• менеджер проекта;

• дизайнеры;

• разработчики;

• маркетологи;

• клиенты или конечные пользователи (если предусмотрена обратная связь).

Шаг 3: Распределение ролей

На этом этапе каждому участнику проекта присваивается одна из четырёх ролей:

• маркетолог (A) — отвечает за конечный результат;

• копирайтер (R) — пишет текст;

• дизайнер (R) — делает макеты;

• юрист (C) — консультирует по юридическим вопросам;

• продакт (I) — держит руку на пульсе.

Важно следить, чтобы на одну задачу не приходилось сразу несколько «главных» (A), иначе решения будут затягиваться.

Шаг 4: Проверка матрицы

Эдуард убедился, что:

• на каждую задачу есть один A;

• нету ситуации, где сразу 10 R, но никто ничего не делает;

• все участники знают, за что отвечают.

После внедрения матрицы Эдуард впервые не услышал на совещании:

— Я думал, этим занимается другой отдел…

— А разве это вообще наша задача?

— Никто не говорил, что это срочно!

Теперь в команде нет хаотичных обсуждений, бесконечных уточнений и срочных задач, которые «всплывают» в последний момент. Каждый сотрудник понимает свою роль, а проекты двигаются вперёд без сбоев.

Но главное — Эдуард больше не чувствует себя пожарным, который разрывается между отделами, пытаясь выяснить, кто что должен делать. Теперь его работа — управлять, а не разбираться с очередным «сбойным механизмом».

Ошибки при построении матрицы RACI

Даже полезный инструмент может превратиться в бесполезную таблицу, если допустить такие ошибки:

• Слишком много ответственных (A). Если несколько человек принимают финальное решение, процесс тормозится. Лучше назначить одного.

• Все исполняют (R), но никто не утверждает (A). В этом случае работа может быть выполнена, но без финального утверждения проект зависнет.

• Игнорирование консультантов (C). Если не привлекать экспертов, есть риск сделать что-то не так, а потом переделывать.

• Раздутая матрица. Когда слишком много деталей, её сложнее обновлять и поддерживать в актуальном состоянии.

• Забыли про информирование (I). Если ответственных держат в неведении, можно столкнуться с внезапными правками в последний момент.

Матрица RACI помогает компаниям избавиться от хаоса в управлении проектами. Она даёт чёткость в распределении ролей, снижает нагрузку на ключевых сотрудников и ускоряет принятие решений.

Теперь в команде Эдуарда проекты идут без сбоев, сотрудники перестали дублировать друг друга, и он наконец-то занимается стратегией, а не бесконечными разбирательствами.

Подписывайтесь на телеграм-канал Академии Eduson, чтобы видеть больше полезных постов о востребованных профессиях и карьерном росте, узнавать про скидки и акции на обучение.