Универсальный передаточный документ: что это и как его использовать

Зачем использовать УПД в бухгалтерии

Задача УПД — упростить документооборот, сэкономить время и снизить риск ошибок. Он особенно актуален для сделок, где важна прозрачность и соблюдение законодательства. 

УПД можно использовать для достижения следующих целей:

• поставка продукции или товаров — например, при передаче стройматериалов со склада заказчику;

• оказание услуг — для подтверждения выполнения договорных обязательств;

• передача основных средств — например, при продаже оборудования;

• внутреннее перемещение материальных ценностей — при учёте движения запасов между складами одной компании.

Если раньше для оформления поставки приходилось составлять накладную и счёт-фактуру отдельно, то теперь достаточно заполнить один документ — УПД. Ведь использование этой формы позволяет закрыть вопрос с документацией сразу для нескольких типов сделок.

Вот какие документы заменяет УПД:

• товарная накладная (ТОРГ-12) — фиксирует передачу товара между сторонами;

• счёт-фактура — используется для расчёта и вычета НДС;

• акт приёма-передачи — подтверждает факт выполнения услуги или передачи имущества;

• транспортная накладная (ТТН) — используется при перевозке груза.

Какими бывают УПД

Универсальный передаточный документ можно адаптировать под разные операции в бухгалтерии. Всё зависит от того, что именно требуется подтвердить — передачу товаров, оказание услуг или их комбинацию. Давайте разберём основные виды УПД.

УПД на товары

Подходит для сделок, связанных с поставкой продукции или товаров. 

Он используется, чтобы подтвердить факт отгрузки товара, закрыть налоговые обязательства (например, по НДС) и упростить учётную документацию, заменив накладную и счёт-фактуру.

Пример: при продаже партии стройматериалов продавец оформляет УПД, в котором указывает наименование, количество и стоимость товаров.

УПД на услуги

Применяется для подтверждения факта выполнения услуг. В этом случае документ заменяет акт приёма-передачи и счёт-фактуру.

Используется для работы с подрядчиками (например, клининговая или ремонтная услуга), ведения учёта в сервисных компаниях и упрощения документооборота с контрагентами.

Пример: подрядчик завершил ремонт офиса, и обе стороны подписали УПД, который фиксирует выполненные работы и сумму оплаты.

УПД на товары и услуги одновременно

Этот вид удобен для сделок, где требуется подтвердить сразу два типа операций: передачу продукции и оказание сопутствующих услуг.

Подходит для комплексных поставок, включающих транспортировку или установку, а также бизнесов, где услуги тесно связаны с товаром (например, продажа оборудования с последующим обслуживанием).

Пример: компания продаёт серверное оборудование и предоставляет услуги по его установке. В УПД отражаются как данные о товаре, так и описание выполненных работ.

Как заполнить УПД: бумажный и электронный варианты

Современный документооборот предполагает два способа работы с универсальным передаточным документом — бумажный и электронный. Оба варианта одинаково подходят для выполнения налоговых и бухгалтерских обязательств, выбор зависит от ваших предпочтений и требований контрагента.

Как выбрать формат УПД

• Учитывайте предпочтения контрагента. Если ваш партнёр работает только с бумагой, электронный формат может быть недоступен.

• Оцените масштабы документооборота. При частых сделках электронные УПД помогут сократить затраты на печать и пересылку.

• Соблюдайте законодательство. Электронный формат требует наличия у компании ЭЦП и подключения к системе электронного документооборота.

Пошаговая инструкция по заполнению УПД

Чтобы документ был юридически значимым и соответствовал требованиям налоговой службы, нужно учесть обязательные реквизиты и следовать чётким правилам.

Для заполнения УПД в любом формате придерживайтесь стандартных шагов:

1. Укажите участников сделки: наименование организаций (продавца и покупателя), ИНН и КПП обеих сторон.

2. Заполните данные о сделке: вид операции (продажа товаров, оказание услуг или их комбинация), дата и номер документа.

3. Отразите детали товаров или услуг: название, количество и единицы измерения, стоимость без НДС и сумма налога (если применимо).

4. Укажите дополнительные реквизиты: основание сделки (договор, заказ) и подписи сторон.

Если вам не хватает уверенности для повышения или смены сферы работы, освойте продвинутые инструменты на программе «Бухгалтер» от Академии Eduson. 

Вы научитесь вести бухучёт, профессионально работать в «1С:Бухгалтерия 8.3» и Excel и контролировать все финансовые операции. Сможете вернуться в профессию после перерыва и претендовать на более высокую зарплату в штате компании или вести бухгалтерию сразу в нескольких организациях удалённо.

Преимущества и недостатки УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) облегчает жизнь бухгалтерам и предпринимателям, но, как и любой инструмент, имеет свои сильные и слабые стороны. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чтобы сделать шаг вперёд в карьере бухгалтера или взять под контроль бухучёт в своём бизнесе, научитесь анализировать финансы и работать с большими данными на программе «Главный бухгалтер» от Академии Eduson. 

Вы узнаете, как работать в Excel и «1С: Бухгалтерия 8.3» на продвинутом уровне, и подготовитесь к повышению или наведёте порядок в бухгалтерии своей компании. Программа обновлена в 2024 году, а доступ у вас останется навсегда.