Бухгалтерия не в облаке? Вы теряете деньги

Почему бухгалтерии нужна автоматизация

Немного забежим вперёд: раз собираемся говорить об экономии, сразу скажем цену. Например, сколько стоит автоматизация бухгалтерии для ООО с НДС.

Стоимость зависит от масштабов бизнеса, количества сотрудников и выбранного решения. Например, настройка «1С: Фреш» за двух пользователей для ООО с НДС будет стоить 684 рубля в месяц. Есть и более дорогие тарифы, но на большее число сотрудников.

Если нужна интеграция с банком, ЭДО, CRM и складом — добавляйте ещё 20–40 %.

При внедрении локальных решений расходы выше: покупка лицензий, сервер, техподдержка и обновления. Поэтому большинству компаний выгоднее перейти в облако — там уже всё включено в тариф.

Как именно автоматизация уменьшает расходы бизнеса

1. Снижает риск штрафов и недоимок

Самая очевидная статья потерь — штрафы от налоговой.

К примеру, несвоевременная сдача декларации обойдётся компании минимум в 1000 рублей — рассчитывается как 5% от суммы налога к уплате за каждый месяц. Отсчёт начинается с дедлайна, то есть со дня сдачи декларации. Но есть и хорошая новость: размер штрафа не может превышать 30% от общей суммы.

Когда система работает автоматически, она сама напоминает о сроках, сверяет данные и не даёт отправить отчёт с ошибками.

А если сравнивать минимальную стоимость «1С:Фреш» (684 ₽) и штрафа (1000 ₽), то выводы формируются сами.

2. Уменьшает объём зарплатного фонда

В среднем бухгалтер тратит до 30–40% рабочего времени на рутину: вручную сверяет и копирует данные, проверяет контрагентов, вносит в систему первичные документы. После внедрения автоматизации эти операции выполняются за минуты, а в освободившееся время можно продумать стратегию, как оптимизировать налоги.

В компаниях, где автоматизацию внедряли поэтапно, фонд оплаты труда в бухгалтерии снижался в среднем на 10–15% — и они не увольняли сотрудников, а снижали затраты на них за счёт перераспределения задач.

3. Контролирует расходы и остатки

В 2019 году X5 Group и «Альфа-Банк» запустили роботизированную систему внутри­дневной сверки платежей. Теперь программный робот ежедневно формирует отчёты по всем операциям и автоматически сверяет их с документами X5. Это помогает быстро находить ошибки и несоответствия. За счёт автоматизации удалось повысить точность и сократить расходы — экономия составляет около 85 000 000 рублей в год.

4. Быстро реагирует на изменения

Автоматизация бухучёта даёт возможность ежедневно видеть актуальную финансовую картину. Если выручка падает на 5–10%, уполномоченные лица сразу узнают об этом и буквально получают фору: успевают скорректировать цены, пересмотреть бюджеты и удержать прибыль. В ручном же режиме вы увидите просадку только когда вручную соберёте и проанализируете данные, то есть — когда уже потеряете сотни тысяч рублей.

5. Снижает влияние человеческого фактора

Рассмотрим самые пессимистичные случаи: ошибка в реквизитах при платеже может задержать поставку, сорвать сделку и привести к неустойке. К примеру, только неверный ИНН будет стоить 500 рублей за каждый документ (п.1 ст. 126.1 НК РФ). Автоматизированная система проверяет данные, подсказывает, если реквизиты устарели, и фиксирует все операции в журнале, где их можно отследить за секунды.

Счета, акты, УПД: что ещё автоматизировать в бухгалтерии

Первая зона, где автоматизация бухгалтерского учёта даёт эффект уже через несколько дней, — работа с первичными документами. Сюда относим всё, что раньше терялось на почте или в чате: счета, акты, накладные, УПД, договоры. Система сама собирает документы, проверяет правильность реквизитов и прикрепляет их к нужным операциям. Ошибки типа «не тот счёт» или «дважды проведённая накладная» перестают случаться просто потому, что больше не зависят от человеческой памяти.

Вторая категория — автоматизация бухгалтерских отчётов в ФНС и СФР (ранее — ПФР и ФСС РФ). Программа следит за сроками, рассчитывает суммы, сверяет данные и напоминает о дедлайнах. Бухгалтеру не нужно держать в голове десятки дат и форм, бояться, что в обновлении формы изменилась строка, или проверять, не сдвинулся ли срок сдачи из-за праздников. В программе всё происходит по автоматическому принципу, а человек только контролирует результат.

Современные системы формируют и отправляют отчётность в контролирующие органы автоматически. После настройки электронной подписи и интеграции с оператором связи (например, «Контур-Экстерн» или «СБИС-Отчётность») бухгалтеру остаётся только проверить данные и подтвердить отправку. Система сама заполняет формы, сверяет КБК, контролирует сроки и сохраняет копии квитанций о приёме. Таким образом, риск просрочек и ошибок сводится к минимуму, а сдача отчётности занимает считанные минуты.

Дальше — взаиморасчёты с контрагентами и банком. Система автоматически сверяет платежи, обновляет статусы, формирует акты сверок и показывает, где есть задолженность. Наконец-то всё видно сразу и не нужно вручную искать, какой платёж не дошёл.

Отдельное направление — зарплата и кадровый учёт. Начисления, отпускные, больничные, отчётность в фонды — это огромный пласт работы, а при автоматизации ошибки устраняются на уровне расчётов, и все данные обновляются сами. Главное — корректно настройте учёт, сверьте его с учётной политикой и проверьте, что система не допустила ошибок.

Только после внедрения системы часто оказывается, что часть сотрудников не знает, как правильно вводить данные или проверять отчёты. Поэтому не забудьте ещё обучить персонал, ведь чем лучше бухгалтеры понимают, как работает софт, тем быстрее они адаптируются и тем меньше ошибок допускают.

Как автоматизировать бухгалтерию: инструкция на примере «1С»

Многие компании до сих пор работают в старых версиях «1С», где все данные хранятся локально — на компьютере бухгалтера или на сервере. Почему это неудобно, рассказали чуть выше.

Сейчас кратко объясним, как автоматизировать учёт на примере «1С», а затем дадим  инструкцию для всех типов систем.

Итак, чтобы перейти на облако, нужно сначала сделать резервную копию базы, затем проверить совместимость конфигурации (обычно помогает техническая поддержка «1С» или партнёры-франчайзи) и перенести данные в облачный сервис, например, «1С:Фреш».

После перехода пользователи работают через интернет, без установки программы, обновления и резервное копирование выполняются автоматически. Это удобно и для бухгалтеров, и для руководителей, которые хотят видеть актуальные отчёты в любой момент.

Теперь разберём основные шаги для перехода на облачную систему.

1. Определите потребности

Начните с ревизии процессов: какие операции занимают больше всего времени, где чаще всего возникают ошибки, какие отчёты формируются вручную. Обычно первыми кандидатами на автоматизацию становятся:

• первичные документы и сверки с контрагентами;

• налоговые и бухгалтерские отчёты;

• расчёт зарплаты и кадровый учёт;

• интеграция с банком и ЭДО.

Посчитайте потери. Например, сколько человеко-часов уходит на повторяющиеся операции, как часто срываются сроки, сколько компания платит штрафов.

Если организация регулярно задерживает отчётность в ФНС и получает штрафы по 1000–2000 рублей за каждую форму, в год она может сливать на них десятки тысяч. Добавьте к этому переработки бухгалтеров, ошибки в расчётах — и получите доказательство, что экономия на автоматизации не иллюзорна.

2. Сформулируйте задание

Когда вы понимаете, какие процессы хотите автоматизировать, важно чётко описать задачу для подрядчика или внутреннего IT-специалиста.

Что нужно определить:

• Какие данные нужно перенести.

• Какие модули подключать.

• Кто отвечает за тестирование.

• Какие результаты ожидаются на выходе.

• К какому сроку всё должно быть готово.

Например, если в компании подключена интеграция электронного документооборота с бухгалтерской системой, её стоит сразу включить в техническое задание. ЭДО (электронный документооборот) позволяет обмениваться актами, УПД и счетами без бумажных оригиналов.

Чтобы интеграция с бухгалтерией работала корректно, нужно выбрать оператора («Контур», «Диадок», СБИС и др.) и подключить модуль ЭДО внутри учётной системы. После этого все документы автоматически подгружаются в базу, проверяются по реквизитам и прикрепляются к операциям. Это избавляет бухгалтеров от пересылок по почте и снижает риск потери документов, особенно при большом объёме первички.

3. Организуйте обучение персонала

Любая система работает ровно настолько хорошо, насколько её понимают пользователи.

Вот минимум того, что нужно сделать:

• назначить внутренних ответственных — тех, кто пройдёт обучение первым и сможет консультировать коллег;

• провести практические сессии по реальным сценариям (ввод документов, формирование отчётов, сверка с банком);

• создать краткие инструкции.

Если этого не сделать, автоматизация превращается в фикцию.

4. Протестируйте работу новой системы

Выберите ограниченный период и прогоните все операции параллельно в старом и новом формате, так вы выявите:

• ошибки в настройках и формулировках отчётов;

• несоответствие данных между системами;

• участки, на которых сотрудникам неудобно работать.

После теста составьте отчёт: какие проблемы возникли, как их исправить, кто отвечает за корректировки и дедлайн (без него, мы знаем, никакая работа не выполнится). Только когда новая система даёт те же результаты, что и старая, но быстрее и стабильнее — переходите полностью.

Ещё наши студенты часто спрашивают, как выбрать между «1С» и онлайн-бухгалтерией для ИП.

Отвечаем: если у вас небольшое ИП без сотрудников, а основная задача — выставлять счета, платить налоги и отправлять отчётность, подойдёт онлайн-бухгалтерия вроде ‭«Контур.Бухгалтерия», «Моё Дело» или «БухСофт».

Если же бизнес растёт, вы нанимаете сотрудников, открываете новые направления, ведёте учёт по НДС или формируете управленческую отчётность — выбирайте «1С», так как она масштабируется и даёт больше возможностей по настройке.

Чего избегать, чтобы не потерять деньги при внедрении автоматизации

Вот распространённые ошибки, которые дорого обходятся бизнесу.

1. Отсутствие финансового обоснования

Компании внедряют систему, не считая ROI — окупаемость инвестиций, то есть соотношение потраченных и полученных денег. В итоге тратят сотни тысяч рублей, а выгоду так и не получают. Перед запуском стоит просчитать эффект: сколько часов освободится, сколько штрафов можно избежать, как изменится скорость закрытия периода.

2. Неполный охват процессов

Иногда автоматизируют только бухгалтерию, забывая про смежные участки — склад, продажи, зарплату. В итоге возникает ситуация, что процессы складского учёта работают по-старому, а бухгалтерия — автоматически. Из-за этого один процесс и его учёт буквально не будут успевать за другим.

3. Ошибки в интеграции

При подключении банка, CRM или ЭДО часть данных может не подтягиваться автоматически. Итог, думаем, понятен — несостыковки, дубли, ручные корректировки. Поэтому обязательно тестируйте все интеграции до запуска.

4. Недооценка человеческого фактора

Автоматизация не исключает ошибки. Например, при неверном вводе данных программа честно посчитает неправду, так что контроль и регулярные сверки всё равно нужны.

5. Отсутствие внутреннего руководителя проекта

Проект должен вести конкретный человек, который знает бизнес-процессы и может принимать решения, потому что если за внедрение никто не отвечает, то и дедлайны соблюдать никто не будет, и задачи выполнять — тоже.

Часто задаваемые вопросы об автоматизации бухучёта

Чем автоматизация бухгалтерии отличается от простого использования Excel?

Excel — это удобный инструмент для расчётов и разовых отчётов. Он не предназначен для системного учёта, потому что всё нужно настраивать вручную — ошибка в одной ячейке может испортить весь баланс.

В автоматизированной системе, наоборот, все операции — от поступления средств до закрытия месяца — проходят внутри программы, связаны между собой и обновляются автоматически.

Сколько времени занимает внедрение автоматизированной системы учёта?

Зависит от масштаба компании и сложности процессов. В небольшом бизнесе с понятными потоками данных — от 2 до 4 недель. В компаниях с несколькими юрлицами, филиалами и разными налоговыми режимами процесс может занять 2–3 месяца.

Главное не пытаться внедрить всё сразу. Начните с ключевых процессов: расчётов с контрагентами, налогов и зарплаты, а когда наладите систему, добавляйте аналитику, склад и управленческий учёт.

Как понять, что бухгалтерия готова к автоматизации?

Если отчёты сводятся вручную, данные между отделами расходятся, объём данных и количество сотрудников увеличиваются, и бухгалтеру нужно больше времени, чтобы собрать все цифры. Чётких критериев нет, главный ориентир — вы понимаете, что теряете время на рутине, хотя могли бы работать над финансовой стратегией.

Безопасно ли передавать данные в облачные бухгалтерские сервисы?

Современные системы используют шифрование — данные хранятся в зашифрованном виде, резервируются и защищены от утраты.

Поэтому тут важно выбирать надёжного провайдера, который работает по стандартам ФСТЭК и имеет прозрачную политику безопасности.

А ещё облачные решения часто безопаснее локальных: если компьютер бухгалтера сломается или данные случайно сотрут, всё можно восстановить из резервной копии.

Что делать, если сотрудникам сложно адаптироваться к новой системе?

Это нормально. Здесь помогает пошаговое обучение: сначала показывайте базовые функции (создание документов, отчёты, сверки), потом переходите к аналитике и интеграциям. Хорошая практика — назначить внутреннего амбассадора автоматизации: сотрудника, который освоился первым и помогает коллегам.

Через 2–3 недели большинство бухгалтеров уже не захотят возвращаться к Excel — особенно когда поймут, сколько времени теперь экономят.